Samarbejde på arbejdspladsen — guide til bedre samarbejde

Godt samarbejde bliver ofte behandlet som et spørgsmål om kemi mellem kolleger. Enten fungerer det, eller også gør det ikke.

Sådan ser forskningen på området ikke ud. Samarbejde afhænger i høj grad af strukturer, som kan beskrives og ændres — hvordan opgaver fordeles, hvordan beslutninger træffes, og om folk tør sige noget.

Denne guide gennemgår, hvad der faktisk kendetegner et velfungerende samarbejde, hvad reglerne kræver i Danmark, og hvad du kan gøre uanset din rolle.

Hvad er godt samarbejde egentlig?

Det er værd at starte med et begreb, der bruges bredt i dansk arbejdsmiljøarbejde: social kapital.

Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø udgav i 2008 en hvidbog om virksomheders sociale kapital, og definitionen derfra er stadig den, der bruges. Kort sagt: arbejdspladsens sociale kapital er den egenskab, der sætter medlemmerne i stand til i fællesskab at løse kerneopgaven — altså det, arbejdspladsen grundlæggende er sat i verden for at gøre.

Det vigtige ved definitionen er, hvor den placerer tingene. Social kapital er ikke en egenskab ved den enkelte medarbejder. Den opstår i relationerne mellem mennesker.

Det betyder, at man ikke kan ansætte sig ud af dårligt samarbejde, og at problemet sjældent sidder i én person.

De tre diamanter

Social kapital hviler på tre elementer, der ofte kaldes de tre diamanter.

Tillid handler om, hvorvidt ledere og medarbejdere stoler på, at alle bidrager konstruktivt. Der er to retninger i spil: lodret mellem leder og medarbejder, og vandret kollegerne imellem.

Tillid kan ikke kræves. Den bygges gennem handlinger — ved at gøre, hvad man siger, ved at uddelegere reelt ansvar og ved at lytte til indvendinger frem for at afvise dem. Det betyder ikke, at man skal droppe enhver form for kontrol, men at kontrollen bruges meningsfuldt frem for mistroisk.

Retfærdighed handler om, hvorvidt tingene går ordentligt for sig, når der træffes beslutninger og fordeles goder. Det gælder løn, forfremmelser, anerkendelse, opgavefordeling og afskedigelser.

Her er en detalje, mange overser: både resultatet og processen tæller. Man kan godt acceptere en beslutning, man ikke bryder sig om, hvis man forstår, hvordan den blev truffet. Oplevelsen af retfærdighed påvirker direkte viljen til at samarbejde.

Samarbejdsevne handler om de praktiske rammer. Har medarbejdere og ledelse overhovedet mulighed for at mødes, koordinere og udveksle den nødvendige information?

Det er ikke kun et spørgsmål om møder. Det handler også om overlevering ved vagtskifte, om hvordan viden deles på tværs af afdelinger, og om hvorvidt man ved, hvor man skal gå hen med et spørgsmål.

Psykologisk tryghed

Et beslægtet begreb er værd at kende, fordi det siger noget om, hvorfor problemer ikke bliver nævnt.

Psykologisk tryghed blev defineret i 1999 af Harvard-professor Amy C. Edmondson som en fælles overbevisning i et team om, at man ikke bliver straffet eller ydmyget for at komme med idéer og spørgsmål, lufte bekymringer eller begå fejl.

Edmondsons tidlige forskning handlede om fejl og læring på hospitaler. Hun fandt, at psykologisk tryghed er afgørende for, om medarbejdere overhovedet fortæller om fejl — og dermed for, om teamet kan lære af dem.

Det er også en gruppeegenskab, ikke en individuel. Og det er grunden til, at “vær positiv” og “smil, selvom du har en dårlig dag” er dårlige råd. De opfordrer til at skjule information, som gruppen har brug for.

Hvad kræver reglerne?

Her er noget, mange artikler om emnet ikke nævner: en væsentlig del af samarbejdet på en dansk arbejdsplads er lovreguleret.

Arbejdsgiveren har efter arbejdsmiljøloven pligt til at sikre, at arbejdsforholdene er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarlige. Den pligt omfatter også det psykiske arbejdsmiljø.

Siden 1. november 2020 har det stået eksplicit i bekendtgørelsen om psykisk arbejdsmiljø, der samler reglerne på området. Af § 5 fremgår, at arbejdet i alle led skal planlægges, tilrettelægges og udføres, så påvirkningerne i det psykiske arbejdsmiljø er fuldt forsvarlige på kort og lang sigt.

De sociale relationer i arbejdet er udtrykkeligt nævnt som noget, påvirkningerne opstår i forbindelse med.

De konkrete mekanismer

APV. En arbejdspladsvurdering er en skriftlig afdækning af arbejdsmiljøet, som skal omfatte det psykiske. Arbejdsmiljøforholdene skal afdækkes mindst hvert tredje år, og ved væsentlige ændringer. Findes der problemer, som ikke kan løses med det samme, skal der laves en handlingsplan, som er tilgængelig for både ansatte og Arbejdstilsynet.

AMO. I virksomheder med 10 eller flere ansatte skal arbejdsmiljøarbejdet foregå i en arbejdsmiljøorganisation. Den består som minimum af arbejdsgiveren, en arbejdsleder og en valgt arbejdsmiljørepræsentant. Nyvalgte skal gennemføre den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse på tre dage senest tre måneder efter valget.

Den årlige arbejdsmiljødrøftelse. Én gang om året skal I gennemgå det forgangne års mål og planlægge det kommende år. Der er ingen krav til formen, men arbejdsgiveren skal kunne dokumentere skriftligt, at drøftelsen har fundet sted.

Har I under 10 ansatte, er der ikke krav om en AMO. Samarbejdet om sikkerhed og sundhed skal stadig foregå mellem arbejdsgiver, arbejdsledere og ansatte.

Bemærk, at APV’en ikke nødvendigvis er nok i sig selv. Viser den problemer i det psykiske arbejdsmiljø, skal der iværksættes yderligere undersøgelser og tiltag.

Hvad du kan gøre — afhængigt af din rolle

Ansvaret er ikke ligeligt fordelt. Men der er noget at gøre fra alle positioner.

Som medarbejder

• Anerkend andres faglighed — afstem forventninger, og lad opgaver gå til dem, der er bedst placeret til dem, frem for at være med i alt.
• Sig det, mens det er småt — en uklarhed nævnt i denne uge er lettere at rette end en konflikt om tre måneder.
• Spørg og lyt — reelt, ikke som høflighedsfrase. Meget dårligt samarbejde er misforståelser, der aldrig blev opklaret.
• Brug din arbejdsmiljørepræsentant — det er personens opgave, og du har ret til at drøfte arbejdsmiljøforhold inden for arbejdstiden.

Som leder

• Vær forudsigelig — gør, hvad du siger. Tillid bygges på konsistens over tid, ikke på enkeltstående gestus.
• Forklar dine beslutninger — særligt de upopulære. Processen vejer tungt i oplevelsen af retfærdighed.
• Uddeleger reelt ansvar — og lad være med at trække det tilbage ved første fejl.
• Skab plads til dårlige nyheder — hvis fejl kun bliver nævnt, når de ikke kan skjules længere, får du dem for sent.
• Se på strukturen først — mangler der overlevering, mødetid eller klare snitflader, er det ikke et personproblem.

Om teambuilding

Fælles aktiviteter uden for arbejdstiden er populære, og de kan være både sjove og værdifulde for stemningen.

Men vær realistisk med forventningerne. En enkeltstående aktivitet ændrer sjældent i sig selv de forhold, der skaber dårligt samarbejde — uklar opgavefordeling, manglende information, oplevet uretfærdighed eller en kultur, hvor man ikke tør sige fra.

Det er værd at spørge sig selv, hvad problemet konkret er, før man booker noget. Handler det om, at folk ikke kender hinanden, kan en fælles aktivitet hjælpe. Handler det om, at ingen ved, hvem der har ansvaret for hvad, hjælper det ikke.

Ideelt set bruges den slags som supplement til det systematiske arbejde, ikke som erstatning.

Det gælder også, når selve stemningen skal løftes i hverdagen — små ting som at være opmærksom på hinanden virker, men de erstatter ikke, at rammerne fungerer. Samme princip gælder i øvrigt uden for arbejdslivet, hvor grundlaget for at fungere godt sammen ofte ligger i noget så simpelt som ordentlig søvn og overskud.

Fem tegn på, at samarbejdet halter

• Information kommer for sent — folk hører om beslutninger, efter de er truffet.
• Fejl bliver ikke nævnt — de dukker først op, når de ikke kan skjules længere.
• Opgavefordelingen er uforklaret — ingen ved, hvorfor tingene ligger, hvor de gør.
• Møder er envejskommunikation — der bliver ikke stillet spørgsmål.
• Problemer beskrives som personer — “det er bare sådan, hun er” frem for at se på rammerne.

Sådan griber I det an

• 1. Definér kerneopgaven — hvad er I her for? Uenighed om det forklarer meget dårligt samarbejde.
• 2. Brug APV’en aktivt — den er alligevel lovpligtig, så lad den omfatte det psykiske arbejdsmiljø reelt.
• 3. Se på strukturen — mødeform, overlevering, snitflader, informationsveje.
• 4. Tag én ting ad gangen — en konkret ændring, der gennemføres, slår ti gode intentioner.
• 5. Følg op — brug den årlige arbejdsmiljødrøftelse til at vurdere, om det virkede.
• 6. Hent hjælp udefra ved behov — fagforening, arbejdsmiljørådgiver eller branchefællesskabet for arbejdsmiljø.

Skal I dokumentere eller planlægge indsatsen, er der gratis materiale hos branchefællesskaberne for arbejdsmiljø, hvor blandt andet spørgeskemaer til måling af social kapital er frit tilgængelige.

Ordforklaringer

Ofte stillede spørgsmål

Hvem har ansvaret for samarbejdet på arbejdspladsen?

Arbejdsgiveren har efter arbejdsmiljøloven pligt til at sikre fuldt forsvarlige arbejdsforhold, også psykisk. Men samarbejdet om arbejdsmiljøet skal foregå mellem arbejdsgiver, arbejdsledere og medarbejdere i fællesskab.

Hvad er social kapital på en arbejdsplads?

Den egenskab, der sætter arbejdspladsens medlemmer i stand til i fællesskab at løse kerneopgaven. Den hviler på tillid, retfærdighed og samarbejdsevne og opstår i relationerne mellem mennesker.

Hvad er psykologisk tryghed?

En fælles overbevisning i et team om, at man ikke bliver straffet eller ydmyget for at stille spørgsmål, lufte bekymringer eller indrømme fejl. Begrebet blev defineret af Amy C. Edmondson i 1999.

Hvornår skal en virksomhed have en arbejdsmiljøorganisation?

Ved 10 eller flere ansatte. Den består som minimum af arbejdsgiveren, en arbejdsleder og en valgt arbejdsmiljørepræsentant.

Hvor ofte skal APV’en opdateres?

Arbejdsmiljøforholdene skal afdækkes mindst hvert tredje år — og derudover når ændringer i arbejdet giver anledning til det.

Virker teambuilding?

Fælles aktiviteter kan styrke kendskabet til hinanden, men de løser sjældent i sig selv strukturelle problemer som uklar opgavefordeling eller manglende information. Brug dem som supplement, ikke som erstatning.

Hvem kan jeg gå til, hvis samarbejdet er dårligt?

Nærmeste leder, din arbejdsmiljørepræsentant eller tillidsrepræsentant, og din fagforening. Er problemet af en karakter, hvor arbejdsmiljøet ikke er forsvarligt, kan Arbejdstilsynet inddrages.